Cinq façons dont les signatures électroniques accélèrent les workflows et la croissance

L'environnement de travail moderne est involontairement chaotique.

Nos recherches ont révélé que 29 % de notre journée de travail était désormais consacrée à des tâches non productives, comme la recherche de contenu, le traitement des e‐mails et la gestion de la paperasse. Le pire, c’est que les entreprises américaines consacrent jusqu’à huit milliards de dollars par an à la gestion de cette paperasse, de l’argent qui pourrait être dépensé pour rendre l’entreprise plus efficace et plus respectueuse de l’environnement. À une époque où le rythme de travail s’accélère, vous devez trouver des moyens d’éliminer cette paperasse et de simplifier les workflows en éliminant les goulets d’étranglement qui empêchent vos équipes de travailler.
Le traitement et la signature des contrats est, entre autres, un processus qui a grand besoin de transformation et de dématérialisation. Bien que la plupart des contrats soient désormais créés numériquement, certaines entreprises choisissent encore d’imprimer, de scanner et de les faire signer physiquement, ce qui ralentit les délais de traitement et augmente la probabilité d’erreur humaine. Ce qui est loin d’être idéal en cas de délais serrés et de fuseaux horaires différents. Dans cet eBook, nous mettons en évidence les cinq principales raisons pour lesquelles vous devriez investir dans une solution de signature électronique et montrons comment cette technologie permet de réduire les délais de traitement, de simplifier la gestion des contrats et de réduire les tâches administratives nécessaires pour les faire signer.

Simplifier la gestion des contrats

Les contrats papier prennent beaucoup plus de temps à être signés et renvoyés, et de nombreux documents envoyés ne sont jamais signés. Une solution de signature électronique simple et sécurisée peut vous aider à améliorer les délais de traitement des contrats de 80 %, tout en vous fournissant une piste d’audit recevable devant les tribunaux. Pour pouvoir commencer, les projets nécessitent souvent un accord contractuel entre toutes les parties concernées. Cela implique généralement que les contrats soient rédigés, envoyés, signés et renvoyés : un processus très long lorsque vous prenez en compte la médiation sur les conditions d’utilisation, la multiplicité des outils, l’impression et l’envoi. À chaque erreur, le processus doit recommencer à zéro, ce qui fait perdre inutilement du temps à votre équipe en démarches administratives. En intégrant une solution de signature électronique à votre infrastructure cloud existante, vous pouvez condenser et rendre ce processus interminable plus collaboratif, et accélérer in fine la signature. Les contrats peuvent être rédigés rapidement, distribués simplement et vite renvoyés.

Améliorer les taux d'achèvement

Les retards dans la signature des contrats coûtent aux entreprises du temps et de l’argent, sans parler des opportunités commerciales manquées. Qu’il s’agisse d’un document de renonciation, d’un contrat de service ou d’un reçu qui doit être labellisé et approuvé, une solution de signature électronique peut vous aider à améliorer de 26 % les taux d’achèvement. Il n’y a rien de plus frustrant que d’amener un prospect à la fin du cycle de vente, pour ensuite se retrouver avec un contrat non signé. C’est encore pire en cas de processus contractuel physique, qui a déjà exigé du temps et des efforts considérables de votre part et de celle de votre équipe juridique. Avec la signature électronique, un client peut conclure un contrat en quelques clics, ce qui accélère considérablement les taux d’achèvement et le flux des transactions. De plus, la possibilité de remplir automatiquement les champs connus permet de réduire les efforts nécessaires pour finaliser les contrats, ce qui raccourcit le cycle de vente et montre à vos clients à quel point il est facile de travailler avec vous.

Réduire les erreurs humaines

Les solutions de signature électronique peuvent contribuer à éliminer les erreurs humaines et atténuer leur impact sur le processus de signature. Vous pouvez rapidement repérer les erreurs, effectuer les changements nécessaires et quasiment éradiquer l’impact d’une erreur. Cela peut avoir une influence significative et positive sur vos workflows et vos délais de traitement. Il n’y a rien de plus frustrant que de travailler sur un document, de l’envoyer pour signature et de le recevoir incomplet ou mal rempli. En plus de ralentir l’activité, cela vous met dans une situation embarrassante quand vous devez rappeler le ou les signataires. Mais tout cela aurait pu être évité. La technologie de signature électronique vous permet d’appliquer des règles de validation des données à des champs. Par exemple, vous pouvez définir quels champs sont réservés au texte, aux adresses e‐mail ou aux chiffres. Vous avez également la possibilité d’exploiter d’autres API comme Google Maps pour remplir automatiquement les adresses et les lieux sous une forme exacte, et quasiment éliminer les formulaires erronés et les erreurs humaines. Enfin, vous pouvez même appliquer des calculs, une règle de logique conditionnelle, des listes déroulantes ou tout autre champ spécialisé pour réduire davantage les risques et accélérer le processus.

Améliorer la conformité

Dans l’Union européenne, les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes pour de nombreuses transactions depuis presque vingt ans, le réglement eIDAS stipulant qu’une signature électronique possède la même valeur probatoire qu’une signature manuscrite. Les documents et les contrats qui ont été signés via un processus de signature électronique valide peuvent avoir la même valeur juridique que les documents physiques et bénéficier de la même protection juridique. Mais l’atout principal de la signature électronique, en termes de conformité, est la piste d’audit générée au fur et à mesure que le document progresse dans les workflows de votre équipe et de votre entreprise. Le déploiement d’une solution de signature électronique assure une totale conformité avec les normes d’audit en montrant la progression de chaque contrat de sa création à sa signature, et en mettant en évidence les éventuels obstacles rencontrés en cours de route. Dans tout processus contractuel, la sécurité est naturellement un élément essentiel (comme nous le verrons dans le chapitre suivant), c’est pourquoi le passage au numérique et une collaboration de confiance avec un fournisseur sont d’excellents moyens d’améliorer la conformité et la sécurité.

Sécuriser le processus de signature des documents contractuels

Les solutions de signature électronique sont sécurisées et chiffrées au moyen du protocole SSL (Secure Sockets Layer), le même niveau de chiffrement que celui utilisé par les plus grandes banques et les organismes publics. Vos documents sont également stockés et chiffrés au repos à l’aide du chiffrement AES 256 bits, et chaque fichier est protégé avec une clé unique. Vos documents sont ainsi sécurisés de bout en bout. Même s’il a suffi pendant des siècles, jusqu’à l’introduction du numérique, le processus de signature traditionnel au stylo sur papier présentait, à la réflexion, de nombreux risques. Les documents contenant des informations sensibles sont d’abord créés sur un ordinateur portable, puis imprimés, postés, signés, renvoyés par la poste, avant d’être scannés, sauvegardés sur ce même ordinateur portable, et classés en version papier. La plupart du temps, la seule partie sécurisée, quand le document est encore sous le contrôle de l’organisation, est lorsqu’il est créé et enregistré sur l’ordinateur portable ! La plupart, voire la totalité des solutions de signature électronique, présentent des fonctionnalités de sécurité avancées, telles que le chiffrement et l’authentification à plusieurs facteurs, pour éviter que les documents ne se perdent en cours de route. Et comme le document ne « quitte » jamais le réseau, de la création à l’archivage en passant par la signature, il est sécurisé à chaque étape. En outre, vous pouvez déployer un système de protection contre les altérations, ou la possibilité de « sceller » un document finalisé signé afin qu’il ne puisse être altéré sans briser le sceau. Cela contribue à éliminer les risques liés à vos processus de signature de contrats, en garantissant que seules les bonnes personnes peuvent accéder aux documents, les signer et les stocker en toute sécurité.

Conclusion

Dans le passé, la gestion des contrats et leur distribution par coursier constituaient un processus long et risqué. Les dossiers pouvaient se perdre en route, être interceptés ou simplement ne pas être remplis et renvoyés à temps, coûtant du temps aux employés et de l’argent aux entreprises. Aujourd’hui, les solutions de signature électronique sont un moyen puissant à disposition de votre entreprise pour transformer et accélérer un des processus les plus chronophages et laborieux qui soit. Auparavant liées par la nécessité pour les parties de signer un contrat physique, les organisations étaient paralysées par un processus qui « prendrait autant de temps qu’il le faudrait ». Mais aujourd’hui, la signature électronique révolutionne tout cela, en créant un processus plus intuitif et plus simple. Les organisations qui adoptent cette technologie constatent des cycles de vente réduits, des délais de traitement des documents raccourcis et des taux d’achèvement améliorés. Elles sont désormais en mesure de travailler plus rapidement et plus intelligemment, en concentrant leur temps et leurs efforts sur des projets à valeur ajoutée, avec la garantie que le processus de gestion et de signature des contrats est géré en toute sécurité.

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